La gestione UTENTI – regole generali

La creazione dei profili utente rappresenta un passaggio complesso e delicato, perchè da essa derivano le modalità con cui ognuno potrà agire all’interno di GSP.

Di fatto, il modulo Gestione Utenti permette infinite modalità di configurazione dei profili; le scelte che si compiono vanno effettuate tenendo nella giusta considerazione molti differenti aspetti come, ad esempio:

– la struttura organizzativa e, di conseguenza, il ruolo ricoperto da ogni persona;

– le deleghe assegnate ad ognuno;

– il livello di autonomia nel lavoro;

– il grado di fiducia.

Queste (e molte altre) considerazioni portano a definire in avvio e a modificare nel tempo ogni singolo profilo utente, affinchè possa visualizzare i moduli e le informazioni di pertinenza, sui quali potrà agire secondo le autorizzazioni ricevute.

In generale, si agisce sulle seguenti autorizzazioni, che riguardano ogni singola finestra di GSP:

– visualizzare il modulo sul menù;

– inserimento di nuovi dati;

– modifica dei dati già inseriti in precedenza;

– eliminazione (definitiva) dei dati esistenti;

– stampa di elenchi e riepiloghi.

Data la delicatezza del tema, l’Assistenza tecnica non entra mai nel merito delle scelte e, soprattutto, non interviene mai direttamente per modificare le impostazioni presenti.

E’ essenziale che, presso ogni centro, almeno una persona abbia un utente in grado di gestire tutti i profili, con le relative autorizzazioni. Ovviamente, possiamo sempre supportarvi, ricordandovi quali sono le conseguenze operative che derivano dalle scelte che si fanno sui vari moduli.

In modo assolutamente generico e non facendo riferimento ad alcuna realtà specifica, ecco alcune regole di massima, da tenere in considerazione:

– in genere, l’inserimento di nuovi dati è possibile per tutti gli utenti; la modifica, solo per alcuni; l’eliminazione è riservata solo agli utenti amministratori;

– l’uso delle tabelle di base (con particolare riferimento a Contratti, Contatti e Plan Attività) richiede una piena consapevolezza in merito alle relazioni esistenti fra i vari moduli e all’impatto che le modalità di classificazione dei dati hanno sulle statistiche e sui moduli di analisi dei dati;

– è chiaro che alle procedure di inserimento/modifica/eliminazione dei contratti va dedicata una particolare attenzione; vi ricordiamo che adesso per queste operazioni viene memorizzato un log, tramite il quale è possibile risalire a ciò che è avvenuto in precedenza (anche se in GSP non sembra esserci più traccia);

– la disponibilità dei moduli di Analisi dei dati e di quelli relativi alle Statistiche è solitamente riservata a chi ha la necessità di disporre del quadro d’insieme, al fine di valutare l’andamento e pianificare le future strategie;

– la visualizzazione dei dati economici può essere del tutto inibita; inoltre, esiste un’opzione che permette di limitarla al periodo corrente (Prima Nota mese in corso);

– l’autorizzazione ad effettuare le stampe relative a liste ed elenchi è associata alla possibilità di esportare in Excel i medesimi dati; tale autorizzazione va valutata con la giusta attenzione, dato che rappresenta la possibilità di “portar via” l’archivio anagrafico (anche per intero).

La Gestione Utenti è, quindi, la chiave di lettura per GSP, da parte di ogni singola persona che lo utilizzerà. Ogni profilo potrà essere definito “su misura”, in modo da adattarsi al ruolo svolto da ognuno, nell’ambito della struttura organizzativa che è stata definita.

Non si tratta di una gestione statica, ma di qualcosa che si evolve nel tempo, sulla base dei cambiamenti che intervengono all’interno dello staff (persone, ruoli, deleghe).